別のブラウザをお使い下さい。

お客様がご使用されているブラウザは、本ウェブサイトとの互換性がありません。最適な表示体験をして頂くためにもMicrosoft Edgeへアップグレード頂くか、もしくは別のブラウザで本ウェブサイトをご覧下さい。

本ブラウザを使用し続けると、コンテンツと機能が制限されます。

ワークフローの基本を知る:ビジネスを支えるドキュメント管理

どのようなビジネスでも、起業する際の明白な目標は、製品やサービスをその対価を支払ってくれる人々に提供することです。

財務管理でも不動産でも、あるいは製薬会社でも、ビジネスに伴うタスクは複雑になり、手順が増え、様々な個人がチームとして共同で作業するようになります。企業に関わる従業員は会社の組織構造内で、多くの顧客を取り込んだり、製品を生産する特定のタスクを遂行したり、製造を監督したり、といった役割を果たしてビジネスの成功を支援します。

以下では、従業員がこれらのタスクをどのように遂行するか、ビジネスにとってドキュメントがいかに不可欠かを説明し、会社のドキュメント管理の改善に役に立つ Kofax のプログラムを紹介します。

社内の既存ワークフローを識別する方法

ワークフローとは、職場でタスクを実行するために使用する通常の作業の流れとプロセスです。当然これらは業界によって異なりますが、どのオフィス環境にも多数のワークフローがあります。

  • 一般に、ほとんどの企業では、偶然と試行錯誤によって最初のワークフローが生まれています。企業が新しいタスクを実行する場合、従業員は目標を達成するために手持ちのリソースをどのように使用するかを決める必要があります。その解決策が問題対処の最も効率的な方法であることはまずなく、通常は従業員の過去の経験に頼っています。
  • ワークフローが効率的であれば、全体的に従業員の効率を向上させることができます。情報を受け取って処理し、次のタスクを担当する適切なチームメンバーに渡します。理想は各アクションの間にダウンタイムが発生しないことです。したがって、シンプルで合理化されたワークフローを開発することが不可欠です。
  • ワークフローが複雑化する要因には、悪い習慣の存在や、情報が不完全であること、リソース不足などが挙げられます。ワークフローの改善に向けた見直しを怠ると、悪い習慣が定着しがちになります。コミュニケーション・システムが不十分で、チームワークが不足していると、情報に関する問題が発生する可能性があります。

ドキュメント管理は、オフィスという職場のワークフローにおける共通のテーマです。クライアントからの情報の受信、チーム内でのコミュニケーション、製品開発のためのドキュメント作成など、ビジネスではあらゆるワークフローにおいてドキュメント管理を自在に操れるようにする必要があります。

ドキュメント管理に向けた新しいアプローチの採用

どのようなビジネスでも、ドキュメントを管理する何らかの手段が必要です。レストラン、小売店、理髪店でさえ、取引の記録や納入業者への注文の送信など、ビジネスの証拠となるドキュメントが絶えず発生します。オフィスをメインとするビジネスでは、より直接的に、より多くの人がドキュメント管理に携わり、各自の仕事の大きな部分を占めています。企業がデジタル・テクノロジーの採用を強化するようになり、ドキュメントがデジタル化されることも多くなりました。

しかし、紙ベースの書類もまだ避けられません。領収書、検査書、作業メモ、認定通知書など、それぞれ最初は紙ベースの書類ですが、将来のために保管する必要があります。これまで、こうした紙の書類を保管することでファイルキャビネットは膨らみ、組織システムは複雑化し、古い文書を探すために多大な時間が浪費されました。このような非効率的なワークフローをデジタル・ワークプレイスに合わせて大幅に改善するには、新しいテクノロジーが必要です。

ドキュメント管理を最適化する Kofax ソリューションのご紹介

Kofax は、企業が直面している一般的なドキュメント管理の問題に対して、複数のソリューションを開発しました。以下の 3 つのプログラムは対象となる側面が異なるため、単独で使用したり組み合わせたりすることで最大限のメリットを得ることができます。

Power PDF
Power PDF は、ビジネスに多くの機能を提供します。PDF をデジタルで作成または編集し、必要に応じてドキュメントをスキャンしている企業に最適です。Microsoft Office と統合し、PDF から Word/Excel/PowerPoint ファイルや JPG 画像ファイルへの変換、あるいはその逆の変換を簡単に行うことができます。また、Power PDF ダッシュボードでは、PDF の結合や分割に加え、動的ブックマークや目次を使用した操作性の向上も可能です。複数のチームメンバーが同時に PDF を操作でき、社内ネットワークと連携して、Microsoft SharePoint などのクラウドベースのオプションを使用して、どこからでも PDF ファイルを編集できます。

OmniPage
Power PDF はスキャン後の PDF ドキュメントの操作に重点を置いていますが、OmniPage はドキュメントのキャプチャを主要な機能とした製品です。業界をリードする OCR(光学式文字認識)テクノロジーを採用し、紙の書類から正確な PDF スキャンを作成します。タイプ入力したテキストと手書きのテキストの両方を読み取ることが可能で、スキャンしたドキュメントを簡単に検索できます。既存のファイル構造を使用して、新しいドキュメントをスキャンした内容に応じて適切な場所に保存します。これは、現在稼働しているほとんどのスキャナで動作します。

PaperPort
このソフトウェアは、デジタルアクセス用のドキュメントを整理する場合に最適なオプションです。外出先でも任意のデバイスを使用して情報をキャプチャし、共有ストレージにアップロードできます。地理的に離れた場所にいながら単一の職能を担う複数のオフィスやチーム間の協力体制を改善します。PaperPort は OmniPage に搭載されている多くのスキャン機能を組み込み、ドキュメントを整理して簡素化することに重点を置いています。大量の紙の書類やモノが片付かないことでお悩みなら、PaperPort がオフィスの整理整頓に役立つはずです。

自分のビジネスに最適なソリューションを決定する

世の中に 2 つと同じビジネスはなく、お客様のチームが他のオフィスと同じ問題に直面することはありません。それでも、ドキュメント管理とファイル整理には共通の課題があります。Kofax はビジネス・ワークフローを妨げる様々な障害に対処するため、複数のソリューションを開発し、各ソフトウェアのオプションをカスタマイズしました。お客様のビジネスにはどのソリューションが最適かを判断するには、いくつかの方法があります。

  • 詳細については、デスクトップ生産性のページをご覧下さい。製品を比較したり、担当者とライブチャットしたりすることができます。
  • 各プログラムのデータシートをご確認下さい。各製品のサブページから情報リクエストをお送り頂いたいた場合は、担当者がお客様に連絡を取り、ソフトウェアに関する質問にお答えいたします。
  • 実際にオフィスで 15 日間のフリートライアル版をお試し頂けます。Power PDF、OmniPage、および PaperPort(英語)によって、どのようにチームの共同作業が大幅に改善されるかを体験して下さい。

最も関心をお持ちの製品がどれでも、Kofax のチームがお手伝いします。課題を効率的に解決するための優れたソフトウェアをチームに導入した時、「未来の働き方」を実現する準備が整います。

cta banner

Kofax は PDF が個人やビジネスのニーズに不可欠だと知っています。

最適な Power PDF ソリューションを見つけましょう