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課題

同社は、事業の拡大計画の下、近年の企業買収によって事業規模が順調に 倍増しつつあり、食品飲料企業の上位 20 社に名を連ねるようになりました。

ビジネスの成長により有利な機会がもたらされ、スーパーマーケットでの自社製品の取扱量を増やして、競争力を高めることができます。 同時に、円滑な事業運営を陰で支えている人たちには新たな課題ももたらされます。例えば、買掛金部門です。

同社の買掛金部門の広報担当者は次のように説明します。「当社の提携サプライヤーは約 2,500 社に上り、当社製品の原材料から、何千人もの従業員が使う事務用品にいたるまで、あらゆるものを納めています。 各サプライヤーはサプライチェーンをつなぐ重要なポイントであり、これが欠ければ当社は製品を小売店に並べ続けることが難しくなります。そのため、各社から納入された品物や提供されたサービスに対する支払いを期日までに正確に行うことが極めて重要なのです」

「以前、サプライヤーからの請求書の処理は大部分が紙ベースで、しかも手作業で行われていました。 月に約 6,000~7,000 件の請求書を扱い、数が急増したことから、この古い対応ではどんどん難しくなっていることに気付きました」

かつて同社では、紙の請求書を受け取ると、買掛金チームが外部業者にそれらの請求書を一括で送付してスキャンを依頼していました。 元の請求書がスキャンされて分類された後、電子コピーが業者から返送されます。 買掛金チームは、それらの請求書を見直し、社内の基幹の SAP ERP システムで処理を完了させるようにしました。

「処理の大部分が手作業かつ紙に頼っていたため、請求書の処理にかなりの時間と労力を要しました。紙の請求書 1 件を処理して支払いを完了するまで最大 1 ヵ月かかることもありました」と広報担当者は説明します。 「また、請求書の保管や管理の方法が一貫しておらず、整理されていない中で各書類を紛失するリスクがありました。紛失したら、処理は一からやり直す必要があり、それでさらに遅れることになります」

ソリューション

同社は、請求書処理プロセス全体のデジタル化とオートメーション化を決め、その実現に向けて Kofax ReadSoft Invoice Portal を選択しました。 高度な光学文字認識(OCR)およびデータキャプチャ機能を提供するプラットフォーム、Kofax ReadSoft Invoice Portal では、請求書データのスキャン、分類、ファイリングが自動化されます。

同社は、無駄な作業を徹底的に排除し、郵便、ファックス、電子メールのどれで送られてきた請求書にも、買掛金チームは Kofax のソリューションを活用しています。重要なデータが自動で請求関連書類から抽出され、検証後にSAP ERP に転送されて処理されます。

「Kofax ReadSoft Invoice Portal は素晴らしいツールです。これだけで請求書を処理できます」と広報担当者は述べます。 「スタッフは、山積みになった紙の書類や、様々なファイルシステムと電子メールの受信トレイに散らばった電子ファイルを処理しなくて済むようになりました。必要な情報はすべて、1 ヵ所にまとめられており、すぐに利用できます」

「ソリューションの検索機能に非常に感銘を受けました。発注(PO)番号、ベンダーコード、ベンダー名などで請求書を検索できます。さらに、特定の期間に受け取った請求書を探すことも可能です。 Kofax ReadSoft Invoice Portal のおかげで、かつてないほど情報が簡単に見つけられます」

電子メールで送られてきた請求書用に、同社は 1 つの専用受信トレイを設定しました。Kofax ReadSoft Collector を活用して、受信メッセージが届いた時点で各フォルダーに振り分けます。これにより、検索と管理が容易になります。 例えば、マーケティングサービスのサプライヤーから送られてきた請求書はすべて[Marketing]フォルダーに振り分けられます。 Kofax のソリューションでは、電子メールの添付ファイルも検出できます。検出されたファイルはすぐに基幹の Kofax ReadSoft Invoice Portal システムに転送され、データのキャプチャと検証が行われます。

請求書処理の精度を高めるために、同社は Kofax ReadSoft Process Director の 3 方向照合機能を使用しています。この機能では、各社の請求書の情報を SAP 内で該当する PO およびマスターデータと比較します。 数量違い、価格不一致、破損品などの問題が見つかった場合は、システムからチームの担当者に通知が自動送信されます。担当者は、問題を解決してから、請求書を支払い手続きのために送信できます。

結果

Kofax のソリューションにより、この大手食品メーカーは、請求書処理の全過程でこれまでにない管理手法と透明性を実現しました。

「買掛金業務に関してまったく新しいレベルのインサイトを獲得できています」と、広報担当者は言います。 「各請求書の完全な追跡が可能になったため、特定の請求書の受領日や処理過程の各段階でかかった時間を確認できます。 また、請求書の処理が保留されてから 5 日以上経過したらユーザーに通知するように、リマインダーを設定しました。 これで見落としがなくなります。チームは請求書の処理を着実に続けられます」

広報担当者は付け加えます。「可視性の向上は、企業業績の一層効果的な追跡と管理にも役立っています。 見越し計上を例に見てみましょう。 数百もの請求書を 1 つ 1 つ手作業で確認して合計を算出する代わりに、Kofax ReadSoft Invoice Portal では、必要なファイルを選択し、すべての関連データが含まれた 1 つのレポートをエクスポートするだけです。 かつては、一連の見越し計上に少なくとも 4~6 時間かかりました。今は、約 2 分で終わります。素晴らしい結果です」

新しい請求書のキャプチャと処理手法は、同社の買掛金チームの生産性を大きく向上させました。これにより、P2P の期間が短縮されています。また、リソースを少なく抑えながら仕事量の増加に対応できています。

「Kofax のソリューションを活用することで、以前より速く、より少ないリソースで請求書を処理できています」と広報担当者は説明します。 「以前は、請求書の支払いに最大 1 ヵ月かかっていました。現在は、請求書の受領からベンダーへの送金までわずか 5~10 日で完了できます」

「効率が上がったため、かつての請求書処理 1 件分の所要時間で、今は 6~7 件の請求書を処理できます。 このように生産性が向上したことで、仕事量が急に増えても対応できるようになりました。 以前は月間約 6,000~7,000 件の請求書を約 6.5 FTE で処理していましたが、現在は月間約 13,000 件の請求書を従業員 8 人で処理しています。 つまり、仕事量はほぼ 2 倍になっていますが、人員の増加はわずか 1.5 FTE です。すばらしい成果です。期待以上でした」

「生産性の向上によるコスト削減と、社内でのアーカイブによるコスト節約において、Kofax のソリューションによる完全な費用対効果が 1 年以内で達成できました」

また、オートメーション化と合理化をさらに進めた請求書処理手法により、買掛金チームは繰り返しの手作業の負担が減り、担当者はもっと価値の高い業務に専念できる時間が増えました。

「以前は、買掛金の業務をうまく進めるのが本当に難しい時期がありました。繁忙期は特に難しかったです」と、広報担当者は振り返ります。 「現在、請求書処理はよりスムーズでコントロールされたプロセスになり、チームの仕事環境はかなり改善されました。 業務に追われることがなくなり、さらなる効率化の検討やベンダーとの関係構築の時間が増え、全体として事業を強化できています」

サプライヤーにとって、買掛金プロセスの効率化はサービス品質の向上につながります。

広報担当者は最後に次のように述べています。「各請求書の可視性が向上したことで、ベンダーからステータス更新依頼の電話を受けた場合などにすぐに対応できるようになりました。電話口で待たせたり、後でフォローアップメールを送ったりする必要はありません。その勘定に関連する情報をすべて数秒で準備できるからです」

「Kofax ReadSoft Invoice Portal は、請求書の処理を迅速かつ正確に進めるのに大変役立ちます。サプライヤーへの支払いを期日までに正確に行えるため、サプライヤーの満足度が向上し、当社との取引継続の可能性も高まっています。 最終的に、サプライチェーンの効率的な運営の維持につながり、当社は北米中のお客様に喜ばれる食品と飲料をお届けし続けることができます」

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