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1963 年の設立以来、Cook Medical Inc. は、医療機器の開発を通じて世界中の人々の生活を改善してきました。 1 日の注文数が 1,500 件を超える中、同社の顧客サービス部門は、注文処理の自動化ソリューションを必要としていました。

課題

Cook Medical Inc. は、顧客が抱える臨床管理や業務管理の多種多様なニーズに対応するために、すべての同社製機器の購入や流通管理を行う同期サービスを提供しています。 医療従事者のために低コストなオプションを提供する一方、サプライチェーン・コストを削減するために、価格表へのアクセス、発注書、配送拠点、買掛金を自社で管理しています。

ワークフローの課題を解決

ドキュメント処理を単一の共有サービスセンターに統合した後、Cook Medical 社は毎日 1,500 件以上届く注文ファックスに翻弄されるようになりました。 まもなく、12 人の同社の担当者は、増加した注文数に対応できない手動プロセスの限界に直面しました。 24 時間以内の発送という同社の規定を守るために、担当者は注文エントリーシステムに主要データをできるだけ短時間で入力しなければなりませんでした。

「手動による処理はとてつもない混乱を招きました」とカスタマー・サービス部門のマネージャーを務める Lou Ann Fortner 氏は述べています。 「納期を守り、発送業務を遅らせないためには、購入注文をさらに効率的に処理するシステムが必要でした」

ソリューション

増員することなく処理能力と速度を上げるために、同社は Imaging Office Systems, Inc. から Kofax に切り替え、注文処理を自動化しました。

「ReadSoft のソリューションにより、スピードを落とすことなく、最高品質の画質が得られました」とFortner 氏は述べています。

注文数が急激に増加しても、発注書を自動的に解釈・検証し、内容を確認した上で自動処理に備えて準備できるようになりました。

結果

30 日以内に投資額を回収
導入から 1 ヵ月以内に、ソリューションは優れた効果を発揮し始め、同社の担当者は注文処理を通常の納期より 1 時間前倒しで完了できるようになりました。 今では混乱を極めた状況は遠い過去となり、ファックス部門では、担当者を 1 人減らした状態ですべての注文を記録的なスピードで処理できるようになりました。

また、時間に余裕のない終業間際の夜間処理のストレスも軽減されました。配送担当者へのしわ寄せも解消され、翌日配送の注文を処理するために遅くまで残業する必要もなくなりました。 大量の注文を前倒しで処理できるようになり、同社はより多くの発注書を少ない人員で迅速に処理できるようになり、オートメーション化のメリットを実感しています。

コストを削減し、処理を迅速化
Kofax のソリューションを導入した同社は、ドキュメント処理を発展させることで、将来への備えを強化できました。 以下のように、様々なメリットを獲得しています。

  • 時間の管理能力を強化
  • 人員を 25% 削減
  • 深夜割増のない早番シフトで人件費を削減

ファックスの特注ソフトウェアと Kofax のオートメーション・ソリューションを導入してシステムを合理化したことで、午後 5 時から 午後7 時の時間帯に注文の処理に追われる必要がなくなり、結果的に他の業務部門の負担も軽減できました。

「ReadSoft を導入したことですばらしい成果が得られました」とFortner 氏は語ります。 「効果的なコミュニケーションと優れたサポート体制のおかげで、事業の発展と成功への新たな一歩を踏み出すことができました」

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